GDPR: Afhouding van de syndicale bijdrage via de payrol: de GBA preciseert de voorwaarden

30 apr 2021Reglementering

Mits akkoord van de werknemer mag de werkgever een de syndicale bijdrage inhouden op het loon en doorstorten aan de vakbond. Deze manier van werken impliceert evenwel de verwerking van «gevoelige» gegevens, in de zin van de GDPR. De gegevensbeschermingsautoriteit preciseert de voorwaarden voor een rechtmatige verwerking.

De feiten

Een werkgever houdt rechtstreeks op het loon de syndicale bijdrage van de gesyndiceerde werknemers in, om deze vervolgens door te storten aan de betreffende vakbond. Deze inhouding is gebaseerd op een (mondeling) akkoord tussen werkgever en vakbondsorganisatie. 

Een werknemer, aangesloten bij een andere vakbond, vecht deze praktijk aan, met als argument dat het hier gaat om een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Hij dient klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (« GBA »). 

Beslissing van de GBA 

In principe is het verboden om gegevens over de syndicale overtuiging van werknemers te verwerken, tenzij strenge voorwaarden gerespecteerd worden. 

Vooreerst herinnert de GBA eraan dat het gaat om « gevoelige » gegevens, waarvan de verwerking enkel gebaseerd kan zijn op specifieke wettelijke gronden. Uitzonderlijk mag de werkgever dergelijke gegevens verwerken mits « expliciete toestemming” van de betrokken werknemers. In dat geval moet de werkgever aantonen dat de toestemming: 

  • « Vrij » gegeven werd: op dit punt oordeelt de GBA dat deze voorwaarde vervuld werd. Hoewel de mogelijkheid tot een vrije toestemming in het kader van een arbeidsovereenkomst over het algemeen onmogelijk geacht wordt, is er in dit geval toch sprake van een vrije toestemming aangezien het akkoord of de weigering van de werknemer geen enkel negatief gevolg kon hebben voor de werknemer.
  • « Expliciet » en « specifiek » is: ook op dit punt oordeelt de GBA dat deze voorwaarde nagekomen werd. De werkgever liet elke werknemer een individueel mandaat tekenen waarin toestemming gegeven werd voor de inhouding;
  • « Geïnformeerd » is: de GBA evenwel dat deze voorwaarde, in deze zaak, niet vervuld is. De werknemers werden namelijk niet uitdrukkelijk geïnformeerd over hun recht om hun toestemming op elk moment te kunnen intrekken. 

Vervolgens moet de werkgever voldoende aandacht besteden aan de communicatie van het doel van de verwerking. Het volstaat niet om het doel van de verwerking enkel te communiceren op het moment waarop de werknemer het mandaat tot inhouding ondertekent. Ook op dit punt was de werkgever in deze zaak niet in orde. 

Ondanks de twee vastgestelde inbreuken, werd uiteindelijk geen straf opgelegd aan de werkgever. De GBA motiveert deze beslissing aan de hand van de volgende vaststellingen:

-      De werkgever had na een advies van de eigen Data Protection Officer de praktijk inmiddels stopgezet;

-      Er was geen sprake van een doelbewust handelen; 

Aanvullend signaleren we dat de GBA zich uiteraard niet uitspreekt over de geldigheid van deze praktijk in het licht van de loonbeschermingswet. 

Te onthouden? 

In principe is de verwerking van gegevens betreffende de syndicale overtuiging van werknemers verboden krachtens de GDPR. 

Voor een rechtmatige verwerking mag de werkgever zich uitzonderlijk baseren op de expliciete toestemming van werknemers. In dit verband moet de werkgever ervoor zorgen dat de toestemming gegeven wordt met perfecte kennis van zaken, wat concreet betekent dat de werknemer ingelicht wordt over (i) de mogelijkheid om op ieder moment zijn goedkeuring in te trekken en (ii) het nagestreefde doel. 

Bron:Gegevensbeschermingsautoriteit, beslissing 72/2020 van 9 november 2020.